GESTION DE PARC INFORMATIQUE

Les biens informatiques représentent la plus grosse partie des dépenses informatiques d’une entreprise ; de ce fait, il est impératif que ces biens soient correctement gérés et entretenus et qu’ils deviennent la plus haute priorité de toute entreprise dont le CTP (coût total de possession) figure en tête des préoccupations. Sans un programme complet de gestion, les biens informatiques peuvent coûter bien plus que nécessaire à cause des pertes et des redondances (coûts directs) et une gestion et une maintenance trop complexes (coûts indirects). En mettant en oeuvre un programme de gestion efficace des biens informatiques, les sociétés peuvent visualiser tous les biens de l’entreprise, éliminer ce qui est superflu et se conformer aux réglementations gouvernementales de plus en plus rigoureuses en ce qui concerne la conformité.

Le coût annuel du soutien de cette infrastructure informatique peut se transformer en cauchemar financier où le prix d’achat initial des biens informatiques devient dérisoire. La bonne compréhension des accords de location et l’adoption d’une gestion dynamique des biens garantissent la conformité avec les accords de licence informatique et la précision des prévisions budgétaires. En connaissant le nombre d’utilisateurs qui utilisent une application spécifique à un moment donné, il est possible de contrôler les budgets informatiques et de parvenir à des prédictions réalistes concernant les investissements informatiques à venir.

L’information est essentielle. Sans information, les décisions concernant les mises à jour et le déploiement des nouvelles technologies ne seraient pas prises de manière avertie. Du point de vue d’une économie en matière de coûts, il est impératif de connaître l’inventaire des biens informatiques lors de la prise de décision de l’achat d’autres biens, de la redistribution des biens courants ou de leur retrait, sans oublier les contrats de maintenance onéreux et les tarifs de renouvellement.

Reconnaissant la grande variété des exigences d’une entreprise, AviTice DMS se décline dans un format modulaire qui vous permet de sélectionner les fonctions qui répondent le mieux aux besoins courants de votre organisation.

AVITICE DMS VOUS DONNE UNE VUE D’ENSEMBLE

AviTice DMS se distingue par la possibilité d’établir des rapports sur vos biens, où qu’ils se trouvent, au-delà même d’un réseau local ou étendu. La technologie Internet Gateway fournit une méthode stable et sécurisée pour le suivi de vos biens parfois « dissimulés » sur un réseau à distance ou derrière des pare-feux.

AviTice DMS s’intègre avec Active Directory, vous permettant de configurer les PC et les utilisateurs à l’intérieur de la console DMS de manière à refléter leur position relative au sein de la structure de conteneurs Active Directory. Les modifications apportées à la structure AD sont automatiquement reflétées à l’intérieur de DMS. Les données d’utilisateur peuvent également être extraites à partir d’Active Directory.

INVENTAIRE HARDWARE

Si les décisions concernant les mises à niveau et le déploiement de nouvelles technologies doivent se prendre de manière avisée, l’information est essentielle. En gardant ceci à l’esprit, AviTice DMS offre les modules d’inventaire hardware les plus complets et détaillés du marché.

Le système propose un nombre important d’informations à propos d’un PC spécifique, du CPU au BIOS, à la mémoire, au memory slots utilisés sans oublier la capacité d’expansion à venir. L’information est présentée soit pour un PC spécifique, soit pour des services, résumée par catégorie (par ex. système d’exploitation, CPU, carte vidéo ou mémoire).

• Les rapports d’inventaire sont affichés pour un seul PC, un service sélectionné, un « groupe dynamique » conditionnel ou pour l’entreprise.
• Les mises à jour de l’inventaire hardware peuvent être configurées de manière à être exécutées à des intervalles différents. Il est possible de configurer des paramètres spécifiques pour l’ensemble de la société ou des services indépendants. L’opérateur DMS peut exécuter une mise à jour rapide de l’inventaire à tout moment.
• Garantissant la disponibilité d’informations précises, DMS offre la possibilité d’ajouter manuellement les détails d’éléments associés, tels qu’un assistant numérique personnel ou un téléphone portable, et permet la numérisation individuelle de l’inventaire d’un PC hors réseau, qui peut être ajouté à la base de données DMS.
• AviTice DMS prend en charge les plateformes Windows et Linux.
• L’App DMS Mobile Console peut être téléchargée gratuitement sur Google Play ou l’Apple iTunes App store, et s’utilise en association avec le logiciel DMS Asset Management d’AviTice.

INVENTAIRE SOFTWARE

AviTice DMS permet aux entreprises de gérer la conformité aux conditions des licences et de réduire les dépenses excessives en logiciels en identifiant avec précision tout software installé, ainsi que les PC dont le software est peu ou non utilisé.

Sous forme de résumé de tous les programmes et applications installés sur chaque PC, AviTice DMS affiche cette information soit pour un PC sélectionné, soit pour un service ou un groupe personnalisé. L’enregistrement, le suivi et la gestion des licences software et des contrats de maintenance sont entièrement pris en charge.

Reconnaissant qu’il existe souvent de nombreuses versions différentes d’une application commune en cours d’utilisation, DMS offre la possibilité de créer des groupes d’applications personnalisés, en vue de regrouper ces versions pour un reporting plus efficace.

• Les rapports d’inventaire sont affichés pou un PC, Service, Groupe dynamique unique ou pour l’ensemble de la société.
• AviTice DMS prend en charge les plateformes Windows et Linux.
• L’inventaire software signale à la fois les programmes installés (par ex. MS Office Professional) et les applications installées (par ex. MS Word, Excel, etc)
• AviTice DMS comporte également une fonction Numérisation de fichier, qui permet de localiser les types de fichiers spécifiés sur les PC. Elle peut être utilisée pour veiller à ce que les documents ne soient pas stockés localement et omis des routines de sauvegarde de l’entreprise, ou pour appliquer la politique de l’entreprise en matière d’utilisation abusive de fichiers sous droits d’auteur (musique et vidéo).

HISTORIQUE

La gestion efficace des biens, c’est bien plus que la connaissance des biens qui sont sur le réseau, c’est aussi être capable d’identifier les changements historiques.

Grâce à l’option Historique, vous pouvez suivre les changements qui ont affecté le software et hardware d’un PC.

Le composant Historique offre un résumé chronologique des activités enregistrées par AviTice DMS pour tous les composants basés sur l’inventaire primaire, dont :

Historique Hardware – un résumé complet par PC et élément hardware qui détaille les données d’inventaire courant et précédent, ainsi que les changements détectés pour la période donnée. Si la performance PC s’est détériorée, un opérateur peut utiliser l’historique hardware pour identifier en quelques secondes les changements qui ont affecté ce PC.

Historique Software – un résumé complet pour tous les PC des programmes et applications installés, supprimés et mis à jour pendant une période donnée. Identifiez rapidement les nouvelles applications qui ont été installées sur le PC d’un utilisateur, et examinez celles qui ont été désinstallées sur une période donnée.

Historique utilisateur – un résumé complet des changements apportés aux détails utilisateur standard et personnalisés au sein de DMS. Identifiez les changements qui ont affecté les détails utilisateur ou les accords de maintenance en vigueur.

Historique d’alerte – un résumé complet des alertes déclenchées sur une période donnée. Avec des notes de support sur la résolution et les détails opérateur DMS attribués.

Toutes les informations d’historique stockées dans AviTice DMS peuvent être archivées et exportées en vue d’être stockées et utilisées par la suite, sur une base composant par composant.

ALERTE SYSTÈME ET PC

Alertes de système – (Win 98, ME, NT, 2000, 2003 et XP) Identifier les modifications au sein des données rassemblées par AviTice DMS sur l’ensemble de l’entreprise, y compris des alertes pour :

• Les nouveaux PC ajoutés.
• Modifications dans l’inventaire clé Hardware (c’est-à-dire la modification d’un mémoire / CPU sur un PC, nouveau moniteur installé).
• Installation ou suppression d’application.
• Avertissements de licence d’application (c’est-à-dire le nombre total de copies installés d’Acrobat dépasse maintenant la limite de licence de la société).
• Modifications des détails de l’utilisateur.
• Comportement de l’Internet et Application Metering (tentatives d’accès à des domaines ou applications à accès limité).
• Alertes de livraison de distribution de logiciels (échec de livraison ou package publié utilisé).

Les alertes de systèmes comprennent aussi une catégorie supplémentaire pour les “Alertes de console” qui renvoient à des modifications apportées aux conditions qui ne sont pas liées à un PC spécifique, par exemple, lorsqu’un PC est supprimé ou qu’un changement est apporté aux droits d’un opérateur ou à une configuration.

ALERTES PC

Identifier les conditions ou les changements en temps réel qui surviennent sur un PC spécifique, y compris des alertes pour :

• Des alertes d’utilisation CPU ou Réseau (c’est-à-dire l’utilisation CPU dépasse 90% pendant X mins).
• Alertes de processus.
• Alertes d’espace disque (par exemple espace disque inférieur à X Go ou Y %).
• Alertes de début / de fin d’application et de services (par ex. Alerte si le service anti-virus est arrêté).
• Alertes de changement de taille de fichier.
• Alertes de file d’attente d’impression (nombre de travaux en attente).
• Alertes de sécurité – échecs de tentative de connexion.
• Alertes de sécurité – Alertes d’activation de dispositif USB (c’est-à-dire une memory stick est installée).
• Alertes de sécurité – Alerte de nouveaux mappages de lecteur.
• Alertes de sécurité – alerte d’insertion de disque CD / DVD.
• Journaux d’événements de système Windows – Alerte basée sur les nouvelles entrées saisies dans le journal d’événement windows, pour les catégories d’ application, de sécurité ou de système.
• Les alertes peuvent être configurées pour se déclencher selon le statut enregistré “Erreur, Avertissement, Information, Succès d’audit, Echec d’audit ou Tous.

Les alertes PC peuvent aussi être regroupées en profils définis par l’utilisateur (par exemple alertes serveur, desktop) pour permettre l’affectation facile vers les systèmes d’entreprise. Toutes les alertes peuvent être affectées soit sur une base entreprise soit sur une base départementale avec des niveaux de priorité variables. Les notifications d’alertes peuvent être acheminées vers des destinataires e-mail définis et/ou des utilisateurs de console actifs (selon l’alerte, de façon à ce que la nature de l’alerte puisse déterminer les opérateurs qui seront notifiés). De plus, les alertes en suspens sont identifiées par rapport aux PC correspondants sur l’arborescence principale de la société.

Une fois les alertes identifiées, l’opérateur de console ajoute des notes d’action adaptées, puis l’alerte est clôturée et un historique complet d’alertes PC est accessible depuis le composant Historique.

DISTRIBUTION: ENTREPÔT DE DISTRIBUTION DE LOGICIELS

AviTice DMS offre une option de transmissions multiples pour la distribution de logiciels.

Au départ, l’opérateur précise le package qui doit être déployé – il peut s’agir d’un ensemble de fichiers ou de dossiers avec des paramètres d’action appropriés dès qu’ils arrivent sur le système cible, ou d’un enregistrement de scripts utilisateur exigés pour l’installation de l’application, de façon à pouvoir déployer le package sur un système utilisateur sans aucune intervention.

Une fois créé, le package d’application peut être envoyé automatiquement vers les PC cibles ou “publié” centralement. Une fois le package publié, l’utilisateur peut vérifier les applications qui sont disponibles pour son PC et les installer sur demande.

Cependant, lors de déploiements à grande échelle, il devient impératif de réduire la congestion du réseau. Dans ce cas, AviTice DMS permet à un PC Client, dans l’idéal “local” pour les machines cibles, qui sera choisi comme “Entrepôt de distribution”. Lorsque le package est déployé, au lieu de distribuer le package individuellement, il l’installe sur le Client “Entrepôt” qui à son tour le distribue aux autres PC cibles sur un segment local LAN.

PROGRAMMATION

Lors d’une opération sur un éventail d’emplacement et de réseaux, le choix du moment du déploiement d’un package de taille est essentiel, car ceci peut nuire aux autres applications et services critiques, en termes de dégradation de la performance. Pour réduire cette menace, AviTice DMS offre une fonction de “Programmation” qui permet de déterminer une date de déclenchement du déploiement d’un package par un opérateur – généralement en-dehors des heures de bureau, lorsque le trafic est au plus bas.

Pour encore simplifier le déploiement, AviTice DMS est doté d’un “Application Packager”, conçu pour les situations dans lesquelles l’application qui doit être déployée ne possède pas son propre programme d’installation silencieuse. Le Packager permet aux opérateurs d’enregistrer et de lire un installateur d’un autre fabricant. Toutes les actions de touche et les mouvements de souris sont enregistrés dans un script, qui est ensuite passé sur les PCs Clients sans intervention de l’utilisateur.

DÉTAILS DE L’UTILISATEUR: RECHERCHER ET GÉRER LES UTILISATEURS

AviTice DMS offre un éventail de fonctions qui permettent de rechercher et de gérer les PC et les utilisateurs dans un environnement de réseau. Non seulement DMS stocke les données utilisateurs clés (nom, téléphone etc), mais il propose aussi un stockage détaillé des données de maintenance, de location et de biens. De plus, DMS offre au client la possibilité de personnaliser les données qui doivent être récupérées et rassemblées auprès de chaque utilisateur.

DMS propose aussi le mécanisme qui permet de créer des groupes dynamiques ; ils sont ajoutés à l’arborescence principale de la société et peuvent contenir des PC de plusieurs services. Un groupe typique peut être “tous les PCs avec Windows 10 et plus de 8Go de Ram”.

Parmi les autres outils de support, citons les Statistiques de connexion, Rechercher un utilisateur, Conversation, Messages et l’outil puissant d’interrogation des données. DMS conserve un historique des modifications apportées aux données saisies dans les détails utilisateur. Les modifications des détails personnalisés des utilisateurs sont enregistrés, y compris les champs suivants : Numéro d’employé, Emplacement, Marque de propriété et propriétaire.

 REPORTING OPTIMISÉ POUR L’IMPRESSION ET SUR ÉCRAN

L’un des grands principes d’AviTice DMS est d’offrir le moyen de capturer des informations complètes au niveau de l’entreprise, et s’assurer que les administrateurs restent informés en vue de prendre des décisions avisées.

Cependant, les données rassemblées doivent être disponibles dans un format intuitif et convivial ; les bénéfices apportés par AviTice DMS seraient perdus, s’il fallait passer du temps et filtrer et formater ces informations pour pouvoir les exploiter.

De ce fait, AviTice DMS propose deux types de reporting.

1) Des rapports sur écran avec des diagrammes à barres et à secteurs, ainsi que des capacités de progression descendante pour toutes les données clés.

2) Des rapports optimisés pour l’impression qui sont pris en charge par un moteur Crystal Report en vue d’offrir à l’Administrateur des rapports de gestion prédéfinis supplémentaires.

Tous les rapports comprennent l’option d’impression ou d’exportation au format PDF, DOC et XLS.

REPORTING PERSONNALISÉ

L’Outil d’Interrogation DMS fournit aux utilisateurs une interface conviviale pour définir des rapports personnalisés sans limites. Choisissez parmi le vaste éventail de champs contenu dans la base de données DMS, appliquez les totaux et le format approprié.

Une fois créés, ces rapports (interrogations) peuvent être attribués à des composants spécifiques de la console DMS, comme l’inventaire Hardware ou les détails utilisateur, et sont ensuite mis à la disposition des opérateurs d’un seul clic depuis l’affichage principal de la console.

BE GREEN !

Pour la plupart des entreprises, une utilisation efficace de l’énergie présente deux avantages opérationnels clés : la réduction des coûts et l’amélioration de la responsabilité environnementale. Combinés, ces deux éléments peuvent être considérés comme de « l’informatique verte » : tout le monde parle de réduire les émissions de CO2 et, étant donné le climat économique actuel, la réduction des factures énergétiques est tout aussi attrayante. Les analystes industriels indiquent que les coûts énergétiques de l’informatique sont souvent parmi les plus élevés dans le budget informatique d’une entreprise et souvent ignorés dans les efforts d’amélioration de l’efficacité.

AviTice DMS est désormais doté d’une nouvelle fonction de « contrôleur d’énergie », qui fournit une synthèse simple et concise des gaspillages potentiels d’énergie sur l’ensemble d’une entreprise, causés par les systèmes informatiques laissés allumés en dehors des heures d’ouverture.

En premier lieu, AviTice DMS surveille déjà tous les systèmes d’une entreprise afin de détecter les changements au niveau de l’inventaire de matériel et les installations de nouveaux logiciels, ainsi que pour enregistrer l’utilisation des applications et de l’internet. Il vérifie également l’état de marche/arrêt de tous les ordinateurs et sa fonction de contrôle local tient un registre précis de chaque fois qu’un ordinateur est allumé, éteint ou mis en veille. Une fois que les heures de la journée auxquelles chaque ordinateur était opérationnel ont été établies, un calcul moyen (et personnalisable) de la consommation d’énergie par appareil est utilisé. Celui-ci permet alors d’obtenir une indication de la consommation d’énergie de tous les ordinateurs. Ce calcul est ensuite combiné avec les débits énergétiques spécifiques à chaque client (par Kw), permettant ainsi à AviTice DMS de donner une indication du coût global pour tous les systèmes identifiés.
Une fois ce système mis en œuvre, les chefs de service ou la direction peuvent obtenir une image de la consommation d’énergie des ordinateurs sur l’ensemble de l’entreprise, voir où l’utilisation « hors des heures d’ouverture » est la plus élevée et identifier s’il s’agit de personnel travaillant tard ou simplement de systèmes laissés en marche la nuit.

Toutes les entreprises se doivent à elles-mêmes d’empêcher les frais inutiles et ont l’obligation, vis-à-vis de l’environnement, d’économiser l’énergie. AviTice DMS est un moyen simple d’assurer une consommation d’énergie efficace et économique.